Melakukan Reply Yang Disarankan

Meskipun dalam email kita dapat dengan mudah meneruskan email kepada orang lain ataupun ke mailing list, tetapi sebelum melakukannya, sebaiknya kalau kita meminta persetujuan terlebih dahulu dari penulis atau pengirimnya. Meneruskan email yang kita terima kepada orang lain atau pihak lain tanpa meminta persetujuan dari pengirimnya merupakan tindakan yang tidak etis karena kita telah menyalahgunakan kepercayaan yang telah diberikan kepada kita, apalagi kalau email tersebut sifatnya rahasia dan pribadi.

Bagaimana Melakukan Reply Yang Disarankan :

• Balasan atau tulisan e-mail reply disarankan dan dianjurkan   dibawah kutipan e-mail yang ingin Anda reply   untuk mempermudah pembaca/penerima email mengikuti jalannya isi email (Bottom posting), tetapi ini tidak harus.
• Usahakan dalam melakukan reply  tidak mengutip semua isi email, sebaiknya hapus bagian yang tidak diperlukan dan tidak relevan  sehingga isi reply tidak menjadi terlalu panjang dan indah dilihat.
• Terkadang kita mereply beberapa email yang merupakan reply dari pengirim lainnya yang tidak saling mengenal. Dalam hal ini didalam email tersebut terdapat banyak informasi yang sebenarnya tidak perlu dan penting diketahui oleh penerima reply email yang kita kirim, seperti komentar email, account email pengirim-pengrim sebelumnya. Usahakan untuk menghapus beberapa informasi tersebut terutama alamat email, guna menjaga privacy dan hal lain yang dapat merugikan pemilik account email tersebut.
• Hindari mengirim e-mail dengan format HTML, karena pada sebagian orang sangat sulit untuk membaca atau me-reply e-mail dalam format HTML. Metode yang paling baik adalah menggunakan format “plain text”.
• Ketika menulis subjek baru, jangan gunakan fungsi “reply” pada e-mail lama dan lalu menghapus subyek yang ada. Karena hal ini akan merusak dan membingungkan email, cara yang benar adalah menulis subjek baru dengan menggunakan fungsi “Compose/Create new email”.
• Jika Anda ingin mengubah isi pembahasan permasalahan dalam suatu thread jangan lupa juga untuk mengubah subyek dalam e-mail tersebut. Dan ketika mengubah subyek sertakan subyek sebelumnya dalam tanda kurung. Sebagai contoh: “Subjek Baru (Subjek Lama)”.